Conservation des données en entreprise : Sauvegardes, limitations, et solutions avancées comme le Litigation Hold

La conservation des données en entreprise est un enjeu majeur pour garantir la continuité des activités, respecter les obligations légales et protéger les informations sensibles. Toutefois, les méthodes classiques de sauvegarde, bien qu’essentielles, ne suffisent pas toujours à garantir une protection totale des données, en particulier dans des contextes de conformité réglementaire comme celui imposé par la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) en Suisse.

Dans cet article, nous explorerons les solutions de sauvegarde disponibles, leurs limites, et des solutions avancées comme le Litigation Hold de Microsoft, qui permet d'assurer une conservation juridique des données à long terme.

1. Sauvegardes classiques : Que peuvent-elles offrir ?

Les sauvegardes de données jouent un rôle clé dans la continuité des opérations et la récupération en cas de sinistre. Elles permettent de restaurer des fichiers ou des systèmes après une défaillance matérielle, une attaque informatique, ou une erreur humaine.

Voici quelques types de sauvegardes couramment utilisés en entreprise :

Sauvegardes complètes : Une copie intégrale de l’ensemble des données à un moment donné. C'est le type de sauvegarde le plus fiable mais aussi le plus gourmand en espace de stockage et en temps.
Sauvegardes incrémentielles : Elles ne sauvegardent que les fichiers qui ont changé depuis la dernière sauvegarde complète ou incrémentielle, optimisant ainsi l’espace de stockage et la rapidité.
Sauvegardes différentielles : Similaires aux sauvegardes incrémentielles, mais avec une différence : elles sauvegardent toutes les modifications depuis la dernière sauvegarde complète, ce qui permet une récupération plus rapide mais avec un coût en espace disque plus élevé que les incrémentielles.

Ces méthodes permettent une restauration rapide des données dans des scénarios courants de perte ou de corruption. Cependant, elles ont des limites, notamment en matière de gestion de la conformité légale et de protection contre la suppression malveillante ou accidentelle.

2. Les limites des sauvegardes classiques

Bien que vitales, les sauvegardes classiques présentent certaines limites :

Protection limitée contre la suppression : Si des données sont supprimées volontairement ou par erreur, il est possible que cette suppression soit répliquée dans les sauvegardes (en fonction du cycle de sauvegarde), ce qui complique la récupération de ces données à long terme.
Conformité légale : Dans des environnements soumis à des régulations strictes comme la LPD en Suisse, la simple sauvegarde ne garantit pas que les données seront conservées de manière conforme à la loi. Par exemple, certaines données sensibles doivent être conservées pendant une durée précise ou être accessibles dans des contextes juridiques spécifiques (litige, audit, etc.).
Gestion des versions : Si une entreprise fait face à de multiples versions d’un même document ou fichier, la restauration de la version correcte peut devenir complexe.
Volume et coût : La sauvegarde complète régulière peut engendrer un volume important de données à gérer et des coûts élevés, notamment avec les besoins croissants en stockage.

3. Solutions avancées : Qu'est-ce que le Litigation Hold de Microsoft ?

Le Litigation Hold (ou Blocage pour litige) est une fonctionnalité avancée de Microsoft 365, conçue pour répondre aux exigences de conservation légale des données, notamment dans les situations où des informations doivent être protégées contre la suppression ou l’altération en cas de litige, d’audit ou d’enquête.

Comment fonctionne le Litigation Hold ?

Blocage des données : Lorsqu’un Litigation Hold est appliqué à une boîte aux lettres ou un compte utilisateur, toutes les données (emails, pièces jointes, calendriers) sont conservées même si l'utilisateur tente de les supprimer. Elles sont placées dans un espace de conservation dédié.
Conservation à long terme : Contrairement aux sauvegardes classiques, qui dépendent d’un cycle de sauvegarde, les données bloquées par le Litigation Hold restent disponibles indéfiniment ou selon la période spécifiée.
Recherche eDiscovery : Les administrateurs peuvent accéder aux données retenues via des outils de recherche eDiscovery pour fournir des preuves dans des litiges ou des audits.
Conformité légale : Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises qui doivent répondre à des exigences réglementaires strictes en matière de protection des données, comme la LPD en Suisse ou d'autres régulations internationales.

Avantages du Litigation Hold par rapport aux sauvegardes classiques :

Conservation immuable : Les données protégées par le Litigation Hold ne peuvent pas être modifiées ni supprimées, garantissant ainsi leur intégrité, même en cas de suppression malveillante ou accidentelle.
Respect des obligations légales : En répondant aux exigences de conservation des données à des fins juridiques, le Litigation Hold assure une protection adaptée aux audits ou aux demandes légales.
Facilité d’administration : L’application d’un Litigation Hold se fait via Microsoft 365 et ne nécessite pas de gestion complexe supplémentaire pour les administrateurs IT.

4. Sauvegardes et solutions avancées : Quel équilibre trouver ?

Les entreprises doivent trouver un équilibre entre les sauvegardes classiques et les solutions avancées comme le Litigation Hold pour répondre à leurs besoins. Voici quelques recommandations :

Utilisation combinée : Maintenez des sauvegardes classiques pour assurer la récupération rapide des données en cas de sinistre ou de panne, tout en utilisant des solutions avancées comme le Litigation Hold pour des cas de conservation légale.
Politique de rétention : Mettez en place des politiques de rétention de données qui répondent à la fois aux besoins opérationnels et aux exigences légales, en tenant compte des données critiques à long terme.
Automatisation et monitoring : Automatisez vos sauvegardes et surveillez les données en conservation pour éviter tout risque de perte ou de violation de conformité.

Conclusion

La conservation des données ne se limite pas à la simple sauvegarde régulière. Les solutions comme le Litigation Hold de Microsoft 365 viennent compléter les stratégies classiques de sauvegarde en offrant une conservation immuable et conforme aux régulations légales. En combinant ces solutions, les entreprises peuvent s’assurer que leurs données restent accessibles, sécurisées, et conformes aux exigences légales à long terme.